Cómo preparar a su empresa para una auditoría externa sin contratiempos

Una auditoría externa puede llegar por muchas razones: la exige un banco para aprobar un crédito, la piden los socios o un inversionista, la requiere una casa matriz o un financiador, o la gerencia simplemente quiere una opinión independiente sobre sus estados financieros. Sea cual sea el motivo, la diferencia entre una auditoría ágil y una que se alarga durante meses casi siempre está en la preparación previa de la empresa.

Qué busca el auditor externo

El auditor externo emite una opinión sobre si los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales, la situación financiera y los resultados de la empresa de acuerdo con el marco contable aplicable. Para llegar a esa opinión necesita evidencia suficiente: soportes, conciliaciones, confirmaciones de terceros y explicaciones. Cuanto más ordenada y disponible esté esa evidencia, menos tiempo — y menos costo — tendrá el trabajo.

Antes de que empiece: lo que debe tener listo

• Estados financieros cerrados del período a auditar, con sus notas, y el balance de prueba que los respalda.
• Conciliaciones bancarias de todas las cuentas al cierre, con las partidas conciliatorias explicadas.
• Auxiliares de cartera y cuentas por pagar por tercero y por antigüedad, que cuadren con el saldo contable.
• Inventarios: resultados de la última toma física y la conciliación contra la contabilidad.
• Registro de activos fijos con su depreciación y los soportes de las adiciones y bajas del período.
• Documentos legales: certificado de existencia, estatutos, actas de asamblea y junta, y libros oficiales actualizados.
• Declaraciones tributarias del período y su conciliación con la contabilidad.
• Contratos relevantes: créditos, arrendamientos, contratos con clientes y proveedores significativos.
• Nómina y seguridad social: planillas, liquidaciones y cálculo de prestaciones sociales.

Pasos para una auditoría sin contratiempos

1. Defina el alcance con claridad. Acuerde por escrito qué se audita, el período, los entregables y las fechas. Un alcance difuso es la principal causa de demoras y sobrecostos.
2. Designe un responsable interno. Una persona que centralice las solicitudes del auditor, haga seguimiento y evite que los requerimientos se pierdan entre áreas.
3. Pida la lista de requerimientos con anticipación y prepare la información antes de la visita, no durante ella.
4. Haga una autorrevisión previa. Revise saldos inusuales, partidas antiguas sin depurar y cuentas que no tienen explicación. Es mejor encontrarlas usted primero.
5. Prepare las confirmaciones de terceros. Bancos, clientes, proveedores y abogados suelen ser consultados; tener los datos de contacto actualizados acelera el proceso.
6. Documente los procesos clave. El auditor evaluará el control interno; tener descritos los procedimientos de compras, ventas, pagos y nómina facilita esa revisión.

Errores frecuentes que alargan la auditoría

• Entregar información que no cuadra con los estados financieros, lo que obliga a reprocesar el trabajo.
• Hacer ajustes contables durante la auditoría sin informar al auditor, lo que cambia las cifras ya revisadas.
• Soportes incompletos o dispersos en varias personas, correos y carpetas.
• Ver al auditor como un adversario. Una actitud defensiva genera más preguntas, no menos.

Después del informe: aprovechar la carta de recomendaciones

Además del dictamen, el auditor suele entregar una carta con las debilidades de control interno y las oportunidades de mejora que encontró. Ese documento es, probablemente, lo más valioso de todo el proceso. Asigne responsables y fechas para cada recomendación y revise su avance: la siguiente auditoría será más rápida y su empresa estará mejor protegida.