Impuesto de Industria y Comercio (ICA): lo que toda empresa debe tener claro

Cuando se habla de impuestos, la atención suele concentrarse en la DIAN: renta, IVA, retención en la fuente. Pero hay un tributo que casi toda empresa paga y que no administra la DIAN sino cada municipio: el impuesto de industria y comercio, conocido como ICA. Precisamente porque cada municipio lo reglamenta a su manera, es uno de los impuestos donde más se cometen errores —y donde las sanciones llegan cuando menos se esperan.

Qué grava el ICA

El ICA grava la realización de actividades industriales, comerciales y de servicios dentro de la jurisdicción de un municipio o distrito, ya sea de forma permanente u ocasional, con o sin establecimiento de comercio. La base gravable parte, en términos generales, de los ingresos brutos obtenidos en el período, de los cuales se restan los conceptos que la ley y el acuerdo municipal permiten excluir (por ejemplo, devoluciones, ciertas exportaciones o ingresos no relacionados con la actividad gravada).

Sobre esa base se aplica una tarifa que depende de la actividad económica y que fija cada concejo municipal dentro de los rangos legales. Junto con el ICA suele liquidarse el impuesto complementario de avisos y tableros y, en algunos municipios, sobretasas adicionales como la bomberil.

Quiénes deben declararlo

Son sujetos pasivos las personas naturales, jurídicas y sociedades de hecho que realicen actividades gravadas en el municipio. Algunas actividades están expresamente no sujetas o exentas según la ley o el acuerdo local, y ciertos contribuyentes pequeños pueden estar en regímenes simplificados o preferenciales que define cada municipio. Por eso la primera pregunta siempre debe ser: ¿qué dice el estatuto tributario del municipio donde opero?

El punto crítico: operar en varios municipios

Aquí es donde más empresas se equivocan. El ICA se rige por el principio de territorialidad: los ingresos deben asignarse al municipio donde efectivamente se realiza la actividad, según reglas que varían por tipo de actividad:

• Actividad industrial: en general tributa en el municipio donde está la sede fabril, sobre los ingresos por la comercialización de lo producido.
• Actividad comercial: depende de si existe establecimiento de comercio, sede o agentes en el municipio, o de dónde se entrega la mercancía o se perfecciona la venta.
• Actividad de servicios: por regla general, donde se ejecuta o presta el servicio, con reglas especiales para ciertos servicios como transporte o telecomunicaciones.

Declarar todo en el municipio de domicilio, sin analizar dónde se generó cada ingreso, puede llevar a pagar dos veces sobre lo mismo o, al contrario, a omitir declaraciones en municipios donde sí había obligación.

Retenciones y autorretenciones de ICA

Muchos municipios han establecido sistemas de retención (conocida como reteICA) y, en algunos casos, de autorretención. Esto significa que su empresa puede estar obligada a retener ICA a sus proveedores y declarar esas retenciones con la periodicidad que fije el municipio, además de descontar en su propia declaración las retenciones que le practicaron sus clientes. No aplicar esos descuentos es dinero que se deja en la mesa.

Periodicidad y formulario

Dependiendo del municipio, la declaración puede ser anual, bimestral u otra periodicidad, y los plazos cambian cada año. Aunque existe un formulario único nacional de declaración, cada municipio define sus propios medios de presentación y pago. Consulte siempre el calendario vigente del año en curso de cada municipio en el que tenga obligaciones.

Errores frecuentes al liquidar el ICA

1. No inscribirse en el registro de industria y comercio del municipio al iniciar actividades allí.
2. Declarar todos los ingresos en un solo municipio sin aplicar las reglas de territorialidad.
3. Usar una tarifa equivocada por clasificar mal la actividad económica.
4. Olvidar el impuesto de avisos y tableros o las sobretasas locales.
5. No descontar las retenciones de ICA practicadas por los clientes, o no contar con los certificados que las soportan.
6. No cancelar el registro al cerrar una sede, lo que genera obligaciones y sanciones por omisión en años siguientes.

El ICA también cuenta en renta

El ICA efectivamente pagado tiene un tratamiento específico en el impuesto de renta que ha cambiado con las reformas tributarias. Verifique con su contador cuál es el tratamiento vigente para el año gravable que se declara, para no perder el beneficio ni aplicarlo de forma incorrecta.