Cada año, miles de empresas y personas en Colombia viven la misma escena: semanas antes del vencimiento del reporte de información exógena, el área contable se sumerge en hojas de cálculo, persigue datos de terceros y descubre inconsistencias que nadie había notado. La exógena no es difícil por sí misma; se vuelve difícil cuando se deja todo para el final.
Qué es la información exógena
La información exógena — también conocida como "medios magnéticos" — es el reporte que ciertos contribuyentes deben enviar a la DIAN con el detalle de las operaciones que realizaron con terceros durante el año: a quién le pagaron, de quién recibieron ingresos, qué retenciones practicaron, qué saldos tienen por cobrar y por pagar, entre otros. La DIAN usa esa información para cruzarla con lo que cada tercero declaró. Es, en la práctica, una de sus principales herramientas de fiscalización.
Quiénes deben presentarla
La obligación se fija cada año mediante resolución de la DIAN, que establece quiénes están obligados, qué formatos deben presentar, los topes a partir de los cuales se reporta cada operación y los plazos de entrega. En términos generales suelen estar obligados, entre otros:
- Personas jurídicas y entidades que superen los topes de ingresos fijados en la resolución del año.
- Personas naturales que, por su nivel de ingresos o su actividad, queden dentro de los criterios definidos.
- Agentes de retención y entidades del régimen tributario especial, en los formatos que les correspondan.
- Entidades financieras, notarías y otras entidades con obligaciones específicas de reporte.
Como los criterios y topes cambian, consulte siempre la resolución vigente del año en curso antes de concluir si su empresa está o no obligada, y en qué formatos.
Qué información se reporta
Aunque los formatos exactos dependen de cada contribuyente, el reporte suele incluir:
- Pagos o abonos en cuenta a terceros, con las retenciones practicadas.
- Ingresos recibidos, discriminados por tercero.
- IVA descontable y generado, cuando aplica.
- Saldos de cuentas por cobrar y por pagar al cierre del año.
- Retenciones que le practicaron a la empresa.
- Otros formatos según la actividad: socios y accionistas, beneficiarios finales, consorcios, entre otros.
Por qué la exógena se convierte en un problema
Casi todos los errores en la exógena tienen origen en la contabilidad del día a día, no en el momento del reporte. Los más comunes son:
- Terceros mal creados: NIT sin dígito de verificación, nombres incompletos, direcciones o municipios desactualizados.
- Cuentas contables sin configurar para el concepto de exógena que les corresponde.
- Registros sin tercero o a nombre de un tercero genérico.
- Diferencias entre la exógena y las declaraciones de renta, IVA o retención presentadas durante el año.
- Diferencias con lo que reportan sus clientes y proveedores, que la DIAN detecta al cruzar la información.
Presentar la información con errores, de forma incompleta o fuera de plazo puede generar sanciones, y las inconsistencias son además un motivo frecuente de requerimientos posteriores.
Cómo prepararse durante todo el año
- Depure la base de terceros desde el inicio. Exija RUT actualizado a cada cliente y proveedor nuevo y verifique los datos antes de registrarlo.
- Parametrice su software contable para que cada cuenta quede asociada al concepto y formato de exógena correspondiente.
- Concilie mes a mes las retenciones practicadas, el IVA y los ingresos contra las declaraciones presentadas.
- Haga un pre-reporte a mitad de año. Generar los formatos con la información parcial permite detectar errores cuando todavía hay tiempo de corregirlos.
- Circularice saldos con los clientes y proveedores más relevantes antes del cierre, para reducir diferencias en los cruces.
- Consulte la resolución vigente apenas se publique y ajuste a tiempo cualquier formato o tope nuevo.
Una empresa que lleva su contabilidad con esta disciplina presenta la exógena como un trámite de verificación, no como una emergencia de fin de año.
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